Die erfolgreiche Kommunikation im BEM

Menschen, die nach langer Krankheit oder einem schweren Unfall wieder zurück an den Arbeitsplatz kommen sind sehr oft verunsichert. Sie sind von Ängsten geplagt und oftmals skeptisch hinsichtlich des Prozesses. Daher spielt die klare, offene und vor allem wertschätzende Kommunikation im Betrieblichen Eingliederungsmanagement, kurz BEM, eine wichtige Rolle.

Die Regel Nummer eins lautet, eine Atmosphäre von Vertrauen und Sicherheit aufzubauen. Bereits bei der Auswahl des BEM-Koordinators und anderer wichtiger Akteure, ist es daher wichtig, auf Eigenschaften wie Empathie, Taktgefühl und Verschwiegenheit zu achten. Weiters sollte vor allem der Koordinator über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen.

Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Meilensteine im BEM und worauf es dabei in der Kommunikation zu achten gilt.

Das Anschreiben ist im Normalfall die erste förmliche Kontaktaufnahme des BEM-Koordinators mit dem oder der Betroffenen. Hiermit kommt man bereits der rechtlichen Pflicht des Arbeitgebers nach, ein BEM anzubieten. Das Anschreiben sollte in erster Linie Klarheit schaffen und deutlich machen, dass das Unternehmen ein ehrliches Interesse hat, den Mitarbeitenden wieder in den Betrieb zu integrieren.

Ebenfalls dem Anschreiben beizulegen ist eine Einverständniserklärung was die Einholung und Verarbeitung der Daten angeht. 

Die folgende Punkte sollten enthalten sein:

• Erklärung: Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement und wozu dient es.
• Hinweis auf rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers.
• Information zur Freiwilligkeit, der Arbeitnehmer kann das BEM annehmen oder auch nicht.
• Einladung zum Informationsgespräch inklusive Terminvorschlag und Bekanntgabe der Gesprächsinhalte.
• Bekanntgabe wer an dem Gespräch teilnehmen wird und in welcher Rolle/ mit welcher Aufgabe.
• Verweis auf Datenschutz und Schweigepflicht des Unternehmens.
• Anmerkung, dass die Möglichkeit besteht, eine Vertrauensperson mit in das Gespräch zu nehmen.
• Deadline bis wann sich sich der/ die Betroffene zurück melden sollte, normalerweise 1-2 Wochen.

Stimmt der Mitarbeitende dem BEM zu wird eine Einverständniserklärung aufgesetzt und von beiden Parteien unterzeichnet.

Ganz entscheidend für das erste Gespräch, das Informationsgespräch, ist eine gute Vorbereitung. Wie viel wissen Sie bereits über den Gesundheitszustand? Liegen ärztliche Bescheinigungen vor? Wie der Name schon sagt ist das Ziel dieses Gespräches Informationen zu erteilen und zu sammeln. Besonders bei Menschen, die ängstlich oder skeptisch sind, sollte man den Fokus auch darauf richten, alle Vorurteile abzubauen. Schaffen Sie dafür ein angenehmes Gesprächsklima. Überlegen Sie sich gut, wer an diesem Gespräch teilnehmen soll, in der Regel gilt für das Informationsgespräch eine eher kleine Runde und überlegen Sie vor allem, wo es stattfinden soll.

Ablauf des Informationsgespräches:

• Erklärung des Gesprächs-Ablaufes
• Information über die Vertraulichkeit des Gespräches
• Kurze Erklärung was das Ziel des BEM’s ist.
• Aufklärung über die rechtlichen Pflichten und Möglichkeiten
• Hinweis auf den Datenschutz
• Gespräch über den aktuellen Gesundheitszustand. Hier ist es besonders wichtig behutsam vorzugehen. Der oder die Betroffene muss nur so viel von sich preisgeben, wie er oder sie möchte.
  
  Beispiele für Fragen:
  • Wie geht es Ihnen nach der Erkrankung/nach dem Unfall? Wie ist die Prognose?
  • Gibt es Bedenken, an den Arbeitsplatz zurück zukommen?
  • Gibt es Aufgaben, die aufgrund der Erkrankung/des Unfalls nicht mehr ausgeführt werden können? (Hier kann es notwendig sein, einen ärztlichen Beleg zu bringen)
  • War der Grund für die Arbeitsunfähigkeit eine Erkrankung oder ein Unfall?
  • Wenn es ein Unfall war, ereignete er sich im beruflichen oder privaten Bereich?
  • Wenn es eine Erkrankung war, spielt der Arbeitsplatz eine Rolle in der Erkrankung?
• Klärung, dass das Ziel ist eine gemeinsame Lösung zur Wiedereingliederung zu finden und, dass der Mitarbeitende sich aktiv in diesen Prozess mit Ideen und Wünschen einbringen kann.
• Ausblick: Wie geht es weiter? Möchte der oder die Betroffene das BEM weiterführen? Nächster Schritt: Wiedereingliederungsgespräch.

Sehr wichtig im BEM ist die genaue Dokumentation, der Ereignisse und Informationen. Dafür ist es ratsam ein Gesprächsprotokoll zu führen. Um Transparenz zu schaffen, sollte man am Anfang des Gespräches über die Protkollführung aufklären.

Das Ziel des zweiten Gespräches ist es, die Wiedereingliederung gemeinsam zu planen. Hierfür kann eine größere Teilnehmer-Runde hilfreich sein. Wichtig ist es vor diesem Termin alle relevanten Informationen über den Krankheitszustand und die Möglichkeiten, der Wiedereingliederung – sowohl von Seiten des Mitarbeitenden sowie auch von Seiten des Arbeitgebers – gesammelt zu haben.

Die Themen des Wiedereingliederungsgespräches

• Erklärung des Gesprächs-Ablaufes
• Information über die Vertraulichkeit des Gespräches
• Hinweis auf den Datenschutz
• Frage: Wie sich der oder die Betoffene die Wiedereingliederung im Idealfall vorstellen würde.
• Darlegung der Wiedereingliederungsmöglichkeiten von Seiten des Betriebes 
• Feststellung der Maßnahmen, die für die Wiedereingliederung getroffen werden müssen.
• Erstellung eines Planes zur Wiedereingliederung, mit einem Start- und einem Enddatum sowie Terminen, um die Maßnahmen wenn nötig anzupassen.
• Ausblick: Wie geht es weiter? Nächster Schritt Abstimmung und Vorbereitung mit allen nötigen Parteien.

Diese drei Schritte sind wichtig für das Betriebliche Eingliederungsmanagement. Achten Sie auf unsere Tipps und versuchen Sie, dem oder der Betroffenen ein gutes Gefühl zu geben. Nur gemeinsam können Sie es schaffen, die Gegebenheiten so zu setzen, dass eine gute Zusammenarbeit wieder möglich wird. Um einen Überblick zum Thema zu erhalten, empfehlen wir unseren Übersichts-Artikel zum Thema BEM.