Datenschutz im BEM

Ein wichtiges und besondres heikles Thema im BEM ist der Datenschutz. Alle Daten, die über einen Mitarbeiter im Zuge des BEM’s gesammelt werden, müssen behutsam behandelt werden. Warum? Die hochsensiblen Gesundheitsdaten sind gesetzlich entsprechend geschützt, denn jeder Mensch hat die Hoheit über seine Daten. Welche Informationen preisgegeben werden und an wen, bestimmt jeder selber.

Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass das Unternehmen, die betroffene Person auf den Datenschutz hinweisen muss. Hierbei gilt es zu kommunizieren, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und was danach mit den Daten geschieht. Willigt der Mitarbeitende ein, bedarf es einer schriftlichen Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im BEM.

Diese Schreiben sollte bereits bei der ersten Kontaktaufnahme, also mit dem Anschreiben mitgesendet werden.

Es dürfen nur Daten erhoben werden, welche der Arbeitgeber benötigt um ein BEM ordnungsgemäß durchzuführen. Das Motto lautet: So viel wie notwendig, so wenig wie möglich. Arbeitsunfähigkeitszeiten oder Limitierungen beim Ausüben des Jobs, müssen natürlich dargelegt werden, um das BEM korrekt ausführen zu können.

Oberste Regel: die BEM-Daten dürfen nicht gemeinsam mit der Personalakte aufbewahrt werden, sondern werden in einer eigenen BEM-Akte verwahrt. Diese wiederum muss in einem versperrbaren Sicherheitsbereich liegen. In der Personalakte darf sich nicht mehr finden, als ob ein BEM angeboten wurde und welche konkreten Maßnahem vereinbart wurden. Zugriff auf diese Daten hat nur ein streng limitierter Personenkreis, der sich der Verschwiegenheit verpflichtet hat (im besten Falle schriftlich). Jede Sichtung wird mit Datum und dem Namen der Person vermerkt. Die Daten werden in der Regel bis zu drei Jahre nach Abschluss des BEM Verfahrens aufgehoben. Bei einer frühzeitigen Beendigung, werden die Akten umgehend vernichtet, nur der Vermerk in der Personalakte über das Angebot des BEM’s bleibt bestehen.

Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Besonders bei sensiblen Gesundheitsdaten muss unbedingt auf eine vertrauliche und sichere Verarbeitung der Daten geachtet werden. Nutzen Sie unsere Tipps zum Thema Datenschutz beim BEM als erste Richtlinien für Ihre Maßnahmen, doch sprechen Sie stets mit einem Experten, um sich hier genügend abzusichern.