BGM App Einführung
BGM App Einführung

BGM App erfolgreich einführen – 10 Maßnahmen

inkl. Checkliste

Der Erfolg einer digitalen BGM Plattform hängt einerseits stark vom jeweiligen Produkt, andererseits aber mindestens so sehr von der Art der Einführung im Unternehmen ab. So sehen wir bei Windhund in manchen Unternehmen eine monatliche Nutzungsraten von zehn Prozent, aber genauso auch Firmen die 80 Prozent erzielen. Dieser gewaltige Unterschied liegt zum einen an der Branche und dem Tätigkeitsfeld der Mitarbeiter*innen und zum anderen an den konkreten Maßnahmen im Zuge der Implementierung der App im Unternehmen.

Aus diesem Grund haben wir die effektivsten Schritte zur Implementierung zusammengefasst und eine Checkliste für Sie ausgearbeitet (zum Download).

Als Framework bei der Betrachtung von Maßnahmen zur Implementierung eignet sich das Fogg Behavior Model, welches sich mit Verhaltensänderungen auseinandersetzt. Es besagt, dass Verhaltensänderungen (wie z.B. die Nutzung der unternehmenseignen BGM Plattform) nur dann eintreten, wenn folgende Elemente vorhanden sind:

  • Motivation
  • Fähigkeit (Ability)
  • Trigger (Prompts)

Darauf aufbauend lässt sich folgende Gleichung aufstellen:

B = MAP  
Behavior = Motivation + Ability + Prompts

 

Alle unten aufgelisteten Maßnahmen stellen ein oder mehrere Elemente des BMAP Modells dar. Aufgrund des hohen Nutzens des BGM sollten diese Maßnahmen bei jeder Einführung berücksichtig werden, um langfristig erfolgreich zu sein.

1. Führungssache

Bereits die Planungsphase ist wesentlich für einen erfolgreichen Start und hohe Nutzungsraten. Es gilt die optimale Umgebung für das Projekt zu schaffen. Die Implementierung sollte im Unternehmen stets als bereichsübergreifendes Projekt abgewickelt werden. Alle Stakeholder sollen dabei so früh wie möglich eingebunden werden, um eine Unterstützung von den entsprechenden Stellen zu gewährleisten. Zu den wichtigen Stakeholdern eines Unternehmens gehören gewöhnlich:

  • Gesundheitsmanagement
  • Human Resources
  • Personalvertretung (Betriebsrat)
  • Führungsebene
  • Datenschutz
  • IT

Neben diesen Bereichen ist auch die Führungsetage gefragt. Wieso? Diese tragen besonders zu Beginn die Verantwortung, die Mitarbeiter*innen zu motivieren. Die Entscheidung kommt häufig aus ihren Reihen und als Führungskräfte besitzen sie eine gewisse Vorbildfunktion. Sie sollten die Nutzung aktiv fördern und ihren Teams die Erfolge vorleben.

Auch sollten sie den Mitarbeiter*innen die Nutzung ohne Probleme ermöglichen. Sie sollte während der Arbeitszeit erlaubt sein und auch die aktiven Bewegungspausen sollen ohne „schlechtes Gewissen“ oder missbilligende Blicke durchgeführt werden können. Die Beschäftigten sollen das Gefühl haben, dass ihre Führung die Nutzung der App zu 100 Prozent unterstützt und ihnen ihre Gesundheit wichtig ist. Hilfreich dafür sind klare Vereinbarungen zur Nutzung.

 

2. Kick-Off Workshop veranstalten

Der wohl effektivste Schritt zu einer erfolgreichen Einführung und anschließend hohen Nutzungsraten ist immer ein Kick-Off Workshop. Dieser sollte möglichst spannend sein und kann z.B. aus einem Expertenvortrag mit anschließender Präsentation der App bestehen.

Wenn möglich sollten alle Mitarbeiter*innen sowie die Führungskräfte bei diesem dabei sein und können dann entscheiden, ob und wie sie die App nutzen wollen. Der Termin wird am besten bereits einige Wochen im Vorhinein angekündigt und die Information, dass ein digitales Tool eingeführt wird, ebenfalls schon davor kommuniziert. In großen Unternehmen können mehrere Termine an unterschiedlichen Standorten angeboten werden und verteilte Mitarbeiter*innen sollen auch digital teilnehmen können. Unsere Erfahrung zeigt, dass nach einem Kick-off Workshop durchschnittlich über 95 Prozent der Teilnehmer*innen die App installiert.

 

Wichtige Bestandteile eines Kick-off Workshops:

  • Führungskräfte und Verantwortliche zeigen Unterstützung bei der Einführung
  • Begeisterung und Motivation schaffen – etwa durch einen Impulsvortrag
  • Vorstellung der App und ihrer Funktionen
  • Ausräumen möglicher Bedenken (z.B. Datenschutz, Mitarbeiterdaten)
  • Verteilung der Startersets und Aktivierungscodes
  • Gemeinsame Aktivierung der App samt technischem Support
  • Beantwortung offener Fragen
  • Durchführung einer kleinen Maßnahme aus der App, etwa einer Bewegungspause mit ein paar Übungen
  • Viel Spaß und Action

3. Goody für die Mitarbeiter*innen einplanen

Goodies können die Motivation der Mitarbeiter*innen deutlich erhöhen. Besonders zu Beginn einer Einführung bietet sich diese Möglichkeit an. Diese Goodies müssen dabei keine hohen Kosten verursachen, einfache Dinge sind absolut ausreichend. Beim Windhund Workplace Kick-Off erhalten beispielsweise alle Beschäftigten eine Starterbox. In dieser befindet sich die Aktivierungskarte mit Zugangscode und ein Massageball.

Sinn dahinter ist, den Nutzer*innen neben dem digitalen Produkt auch etwas Greifbares in die Hand zu geben. Das Geschenk löst Freude aus und die App wird mit diesem positiven Erlebnis verknüpft. Der Ball kann bei der Durchführung der Funktionen bei den Übungen gleich verwendet und ausprobiert werden. Wird der Massageball am Schreibtisch verwahrt, motiviert er immer wieder zu einfachen kurzen Übungen und Massagen, wodurch die Nutzungsrate konstant bleibt. Insgesamt können wir aus Erfahrung sagen, dass diese kleine Aufmerksamkeit große Wirkung bei der Implementierung zeigt.

4. Mit Company Branding die Identifikation der Mitarbeiter*innen erhöhen

Neben einem Goody verhilft auch das Branding der App in dem Corporate Design des Arbeitgebers die Motivation und somit die Nutzungsrate zu erhöhen. Durch das bekannte und vertraute Design der App identifizieren sich die Mitarbeiter*innen viel schneller und einfacher mit dem neuen Programm und die Einführung erleichtert sich wesentlich. Die Arbeitgebermarke wird gestärkt und die positiven Effekte, die mit der Gesundheitsapp einhergehen, werden mit der Marke bzw. dem Arbeitgeber verknüpft.

5. Kommunikation der BGM App – das A und O

Die Einführung der BGM App sollte im Unternehmen auf jeden Fall beworben und klar kommuniziert werden – das ist einer der wichtigsten Punkte. Dabei sind keine Grenzen gesetzt. Wir empfehlen aus Erfahrung eine Bewerbung in verschiedenen Medien und an unterschiedlichen Touchpoints. Die Mitarbeiter*innen sollen an mehreren Stellen die Möglichkeit haben, sich Informationen zur App zu holen. Die Bewerbung sollte am besten noch vor dem Kick-Off starten und einige Wochen danach noch weiterführen.

Effektive Werbemittel:

  • Plakate und Flyer
  • Aufsteller im Eingangsbereich oder beim Essbereich
  • Infoscreens an verschiedensten Orten
  • Tischaufsteller mit Aktivierungskarten
  • Sticker
  • Informationsblätter

Neben den genannten analogen Werbemaßnahmen gibt es auch noch digitale Ansätze, die im Unternehmen für einen erfolgreichen Start nachverfolgt werden sollten. Dazu gehören:

  • Newsletter Aussendungen
  • E-Mails
  • Beiträge im Firmenintranet
  • Social Media

Diese Medien können dazu verwendet werden, den Starttermin, den Kick-Off Workshop, die Aktivierungscodes oder eine Erinnerung auszusenden. Häufig brauchen Beschäftigte mehrere direkte Ansprachen, um sich das erste Mal einzuloggen. Oder sie wollen es machen, vergessen es aber einfach. Durch mehrere Erinnerungen ist die Wahrscheinlichkeit, es zu vergessen, geringer und die Aktivierungsrate kann erhöht werden.

6. Einfache Anmeldemöglichkeit bieten

Ist die Aufmerksamkeit auf die App gelenkt und die Mitarbeiter*innen bereit zu starten, sollte unbedingt eine einfache Anmeldung möglich sein. Dies ist die letzte Hürde für eine erfolgreiche Implementierung und anschließend hohe Nutzungsraten. Nutzer*innen die diese nicht meistern, werden nie zu aktiven Usern werden.

Wir empfehlen daher mehrere einfache Möglichkeiten zur Anmeldung anzubieten. Unser Favorit ist dabei die Anmeldung über ein E-Mail Pattern. Wir hinterlegen dafür die Firmen E-Mail der Mitarbeiter*innen und diese können sich durch Angabe dieser in der App automatisch anmelden. Eine weitere Variante ist der Einstieg über einen individuellen Aktivierungscode. Dieser kann entweder mittels einer E-Mail an die Mitarbeiter*innen versandt werden oder die Codes werden in Form von Aktivierungskarten direkt im Unternehmen verteilt.   

7. Die Nutzung – genau erklären und Hilfe bereitstellen

Die Nutzung der App sollte so einfach und intuitiv wie nur möglich sein. Eine schwierige und unklare Nutzung der App ist ein häufiger Grund für geringe Nutzungsraten, insbesondere bei älteren Beschäftigten.

Abhilfe schafft neben einer guten Architektur der App selbst der Kick-Off-Workshop, bei welchem die Funktionen genau erklärt werden. Auch ergänzende Workshops, bei welchen die Nutzung erklärt wird und individuelle Hilfe möglich ist, sind für manche Gruppen im Unternehmen eine hilfreiche Unterstützung. Es ist auch möglich, sogenannte Key-User zu definieren, welche anderen Nutzer*innen bei Fragen zur Seite stehen und ihnen alles genau erklären. Denkbar wären auch kurze schriftliche Leitfäden mit Erklärungen oder Videos, die die Nutzung erklären. Eine Kombination aus verschiedenen Medien und Kanälen, aus welchen die Informationen eingeholt werden können, sind unserer Erfahrung nach sehr bedeutend für eine erfolgreiche Implementierung.

Und: man sollte hartnäckig sein. Man sollte mehrmals nachfragen und Hilfe anbieten, um hohen Aktivierungsraten und somit zukünftig hohe Nutzungsraten zu erzielen.

8. App in Kombination mit analogen BGF Maßnahmen nutzen

Nicht nur die Kombination von analogen und digitalen Werbemaßnahmen ist zielführend, auch die Nutzung der App bei den BGF Maßnahmen ist es. Ist die App einmal eingeführt, sollten alle BGF Programme auch darin vertreten sein. Bei Events etwa können die Anmeldung sowie die anschließende Bewertung über die App durchgeführt werden. Dadurch bekommt die App einen hohen Nutzwert und die User*innen steigen immer wieder ein. Umfragen innerhalb der App in Bezug auf die realen Maßnahmen bauen ebenfalls auf diesem Aspekt auf.

Auch die aktive Bewerbung der App bei den analogen, klassischen BGF Maßnahmen ist sehr relevant. Durch Hinweise bei den angebotenen Kursen zur App wird die Integration der beiden Angebote verstärkt. Zu höheren Nutzungsraten führt auch die Nutzung der App für erweiternde Inhalte. Es können beispielsweise die Fotos, die Übungen oder Trainingspläne zu den Kursen in der App hochgeladen werden. Dadurch sehen die Teilnehmer*innen sofort den Mehrwert der App und befassen sich auch nach Abschluss der Kurseinheit noch mit den Inhalten.  

9. Content schaffen, der für die Mitarbeiter*innen wirklich relevant ist

Um die Nutzungsrate hoch zu halten, sollte in der App Content sein, der die Mitarbeiter*innen auch wirklich interessiert und ihnen Mehrwert bietet. Nur wenn dies der Fall ist, nutzen die User*innen die App regelmäßig und führen Kurse durch.

In der App können in minutenschnelle Umfragen erstellt werden. Damit lässt sich einfach abklären, was sich die User wünschen. Auch die Bewertungsfunktion von Kursen hilft herauszufinden, was gerade relevant ist. Für den erfolgreichen Start der App empfiehlt es sich bereits im Vorhinein abzuklären, welche Inhalte die Beschäftigten gerne sehen würden.

 

Auch förderlich für die Nutzungsrate ist Content vom Unternehmen und Kommunikation über die App. Beiträge direkt vom Arbeitgeber und häufige Interaktionen zeigen die Ambition vom Unternehmen, die App zu nutzen und mit weiterem relevantem Content zu befüllen. Ein Tipp: Veröffentlichen Sie so oft wie möglich Beiträge mit Bezug zum Unternehmen, die werden erfahrungsgemäß am eifrigsten gelesen.

10. Stete Kontrolle der Maßnahmen

Die Nutzungsrate ist eine Kennzahl, die von den Verantwortlichen stets im Auge behalten werden sollte. So können bessere und schlechtere Phasen erkannt werden und die entsprechenden Maßnahmen wie ein neues Themengebiet oder andere Kursleiter getroffen werden. Wie bereits erwähnt, sind Umfragen und Bewertungen hilfreiche Tools, um abzuklären, was gut ankommt und was nicht. So kann Content in der App geschaffen werden, der gerne gelesen wird und auf aktuelle Themen eingeht. Dadurch werden die Nutzungsraten stets hoch bleiben.

Zusammengefasst

Wie bereits zu Beginn erklärt werden Verhaltensänderungen durch Motivation, gesetzte Trigger und die nötigen Fähigkeiten vorangetrieben. Unsere zehn Punkte zeigen, dass es vielfältige Möglichkeiten gibt, um dies umzusetzen und somit die BGM App erfolgreich und mit hohen Nutzungsraten einzuführen.

Zusammengefasst beginnt eine erfolgreiche Implementierung einer BGM App immer mit einem Kick-Off Workshop. Dieser vereint alle wesentlichen Aspekte, denn er motiviert, gibt den Mitarbeiter*innen die Fähigkeit die App zu nutzen und ist ein klares Event für den Startpunkt. Alle Stakeholder und Führungskräfte sollen das Projekt zu diesem Zeitpunkt bereits unterstützen und vollkommen vertreten. Goodies für diesem Starttermin vorzubereiten steigert unserer Erfahrung nach die Motivation weiter. Vor und nach dem Kick-Off Workshop sollte die BGM App auf verschiedenen digitalen und analogen Kanälen beworben werden, um die Aufmerksamkeit darauf zu lenken und hohe Aktivierungsraten zu erzielen. Dafür wird im nächsten Schritt auch eine einfache Anmeldung vorausgesetzt, um eine möglichst erfolgreiche Einführung zu gewährleisten.

Langfristige Maßnahmen zum Erfolg sind das Vorleben der Ziele durch die Führungskräfte und stete Erinnerungen. Die Unternehmenskultur soll sich dahingehend weiterentwickeln, dass die Gesundheit der Mitarbeiter*innen im Fokus steht. Durch Umfragen zu relevanten Themen können die Inhalte der App so gestaltet werden, dass sie immer wieder aufgerufen wird. Dafür bedeutend ist auch eine einfache und intuitive Nutzung. Auch die Kombination von analogen und digitalen Mitteln im BGF zeigt sich als besonders wirkungsvoll. Durch diese Maßnahmen sowie stete Kontrolle und Verbesserungen kann jedes Unternehmen dauerhaft eine hohe Nutzungsrate erzielen.

Checkliste: BGM App erfolgreich einführen – 10 Maßnahmen

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