Wenn Überlastung zum Normalzustand wird

Erschöpfung ist längst nicht mehr Ausnahme, sondern Dauerzustand. Das Gefühl von „Akku leer“ ist bereits breit in unserem Alltag verteilt: von Menschen, die „ausgelaugt“ sind, bis zu jenen, die sagen, es „geht nicht mehr“.

Mentale Erschöpfung ist nicht immer laut. Häufig wirkt sie im Kleinen – als innere Unruhe, als Gereiztheit oder als dieses diffuse „Brainfog“-Gefühl, wenn du eigentlich fokussiert sein möchtest, das Denken aber zäh wird. Aufgaben, die früher leicht von der Hand gingen, fühlen sich anstrengend an. Jede neue Anforderung erzeugt Widerstand. Die Symptome sind vielfältig – und sie werden häufig mit dem Tipp von „mehr Disziplin“ beantwortet, obwohl das Problem woanders liegt.

Der Kipppunkt kann bei Folgendem nahe sein:

– Innere Unruhe, Nervosität, Gereiztheit
– Ständiges Gefühl von Druck, Schlaflosigkeit
– Unkonzentriertheit, nachlassende Motivation und Freude
– Jede neue Aufgabe wirkt wie eine „Zumutung“, dazu „Brainfog“

Der entscheidende Punkt: Es ist nicht unbedingt zu viel Arbeit – sondern zu viel gleichzeitiger Input in zu hoher Frequenz. Ohne echte Entlastung wird Konzentration zur Mangelware.

Neuro-Insights: Was Dauerstress im Gehirn bewirkt

Anhaltender kognitiver Stress bleibt nicht ohne Folgen. Denn Stress ist nicht nur ein Gefühl, sondern kann – wenn er chronisch wird – die Bedingungen, unter denen unser Gehirn arbeitet, verändern. Anhaltender kognitiver Stress wirkt sich auf die Struktur und Funktion des Gehirns aus und erhöht langfristig das Risiko für psychische Gesundheitsprobleme.

Ein zentraler Punkt ist dabei der präfrontale Cortex. Wird sein Volumen durch chronischen Stress verringert, betrifft das genau jene Fähigkeiten, die im Berufsalltag laufend angesprochen werden: Aufmerksamkeit, Priorisierung, Problemlösung, emotionale Regulation, aber auch klares Denken.

Hinzu kommt die funktionale Ebene. Anhaltender Stress kann den Serotoninspiegel senken, was Stimmungsschwankungen bis hin zu depressiven Verstimmungen begünstigt. Gleichzeitig kann er die dopaminerge Aktivität reduzieren – mit spürbaren Folgen für Motivation, Belohnungserleben und Freude.

Stress auf ein gesundes Level zu legen ist unverzichtbar für unsere Leistungsfähigkeit und Langlebigkeit.

Die praktische Konsequenz daraus ist unbequem – und zugleich entlastend. Wer unter dauerhaftem kognitivem Stress steht, befindet sich nicht in der Ausgangslage, in der „noch ein Tool“ automatisch hilft. Nicht, weil es an Willen oder Disziplin fehlt, sondern weil exekutive Funktionen unter Druck schlicht weniger verfügbar sind.

Stressfaktor #1: Schiere Masse an To-Do’s – und die Falle „Mehr System“

Optimieren, planen, strukturieren – und trotzdem wird es nicht leichter. Viele reagieren auf Überlastung mit mehr Planung. Doch je voller der Tag ohnehin ist, desto eher kippt Organisation in zusätzlichen Druck. Aufgaben werden nicht weniger – sie werden nur besser verwaltet.

Auch Cordula Nussbaum musste diese Erfahrung machen: In ihrem ersten Job wollte sie alles „richtig“ machen, hat klassische Zeitmanagement-Methoden ausprobiert – und landete bei einer Liste, die eher gewachsen als geschrumpft ist. Der Punkt ist nicht, dass diese Methoden sinnlos wären. Sondern dass sie in einem System, das permanent nachschiebt, schnell zu einem zweiten Stressor werden. Man verwaltet nicht nur Aufgaben, sondern hat zusätzlich auch noch das Gefühl, diese Aufgaben nicht zu schaffen.

Bei Überlastung hilft oft nicht der nächste Trick, sondern innehalten und sichtbar machen, womit der Tag tatsächlich gefüllt ist. Eine Art ehrliche Bestandsaufnahme. Und dabei sollte nicht nur den großen Aufgaben Aufmerksamkeit geschenkt werden, sondern auch den kleinen, unsichtbaren Dingen, die sich zu einem Dauerfeuer summieren.

Der „Adlerflug“: erst Überblick, dann Entscheidungen
– Schreibe auf, was du wirklich machst – inklusive der Schritte, die danach kommen (als Liste oder Tabelle).

– Schau dir das in Ruhe an, allein oder gemeinsam mit jemandem, und frage dich: Was davon ist gerade wirklich notwendig?

– Identifiziere Stellschrauben: Ansprüche senken, Perfektion loslassen, Dinge bewusst weglassen statt nur umzustrukturieren.

Nussbaum betont dabei auch die emotionale Seite: Ja, das kann am Anfang „weh tun“ – weil es gegen eigene Ansprüche geht. Aber es ist oft der Moment, in dem aus Dauerstress wieder Handlungsspielraum wird.

Erst wenn klar ist, was wirklich Zeit und Energie bindet, entsteht Raum für echte Entscheidungen: Muss das alles jetzt sein? Wo darf die Messlatte niedriger hängen? Was kann gestrichen, und nicht nur verschoben, werden?

Wie tickst du? Produktivität ist auch eine Typfrage

Nicht jeder arbeitet gleich. Manche brauchen Abwechslung und kreative Impulse, andere Struktur und Ruhe. Einige ziehen Energie aus Austausch, andere aus Rückzug. Genau hier scheitern viele „One-size-fits-all“-Lösungen.

Produktivität entsteht dann, wenn Arbeitsweisen zum Menschen passen – und nicht umgekehrt. Wer das berücksichtigt, spart nicht nur Energie, sondern reduziert auch unnötigen inneren Widerstand.

Cordula Nussbaum bringt dafür vier „Präferenztypen“ ins Spiel – nicht als Schublade, sondern als Erklärung, warum Menschen bei identischen Anforderungen völlig unterschiedlich reagieren.

Die Figuren heißen bei ihr: Igor Ideenreich, Hanni Herzlich, Ottmar Ordentlich und Dr. Anneliese Logisch.

Vier Präferenztypen – vier unterschiedliche Hebel

– Igor Ideenreich: liebt Abwechslung, neue Impulse, kreativen Raum – und gerät bei Monotonie schneller in Unruhe.
– Hanni Herzlich: braucht Verbindung, Austausch, Teamgefühl – und empfindet Abschottung eher als Verlust.
– Ottmar Ordentlich: mag Struktur, Klarheit, Ruhe – und ist sofort dabei, wenn es um klare Regeln und störungsfreie Arbeit geht.
– Dr. Anneliese Logisch: überzeugt durch Zahlen, Daten, Fakten – sie springt an, wenn Kosten, Nutzen und Effekte sichtbar werden.

Wenn du zum Beispiel eine Fokus-Methode einführen willst, musst du nicht nur den Kalender ändern – sondern auch die inneren Hürden berücksichtigen, die je nach Typ anders aussehen.

„Fokuszeit“ – Warum Unterbrechungen deinen Arbeitstag zerhacken

Unterbrechungen sind einer der größten Konzentrationskiller. Jede Störung reißt uns aus dem Denkfluss – und es dauert deutlich länger, wieder hineinzufinden, als wir vermuten. Wer permanent erreichbar ist, arbeitet am Ende langsamer und fragmentierter.

Nach einer Unterbrechung brauchst du im Schnitt mehrere Minuten, um wieder in die Aufgabe zu kommen. Und diese Unterbrechungen passieren in der Arbeit relativ oft: etwa alle elf Minuten wird die Arbeit durch verschiedenste Ablenkungen unterbrochen – es blieben nur rund drei Minuten echte Konzentrationszeit am Stück. Durch unsere Anpassungsfähigkeit ist in den vergangenen Jahren zwar die Refokussierung messbar schneller geworden, dafür passieren Unterbrechungen noch häufiger; am Ende bleibt wieder kaum „Deep Work“.

„Wer ständig erreichbar ist, erreicht nichts.“

Fokuszeit wirkt aber nur dann, wenn diese klar geregelt ist: als bewusste Phase ohne Unterbrechungen, ohne Erwartung sofortiger Reaktionen. Besonders wirksam wird sie, wenn sie im Team verankert ist – nicht als individuelles Abtauchen, sondern als gemeinsame Vereinbarung.

So wird Fokuszeit im Team praktikabel

Nussbaum beschreibt Fokuszeiten als Abmachung: 30 Minuten, eine Stunde, manchmal zwei in denen klar ist:

– nicht erreichbar sein zu müssen, nicht gestört zu werden, keine Erwartungen von Anderen bedienen zu müssen, keine Mails „sofort“ beantworten zu müssen
– definierte Zeitfenster und Regeln festzulegen
– Anpassung der Länge der Zeit an die verschiedenen Charaktertypen: Ottmars ziehen länger durch, Igors eher kürzer und dafür öfter
– offene Kommunikation im Team, damit Fokuszeit kein schlechtes Gewissen triggert: gebt Hannis Rückendeckung, denn Fokuszeit ist kein „Team-Abbruch“, sondern nur ein Blocker um danach wieder bewusster in den Austausch zu treten

Wichtig hierbei: Fokuszeit funktioniert nur, wenn sie nicht im Subtext wieder kassiert wird („…aber danach musst du trotzdem alles schaffen“).

Ständig „On“: Warum Digitale Reize als besonders stressig empfunden werden

Digitale Medien belasten das Gehirn auf eine besondere Art und Weise. Sie sind schnell, unterbrechen ständig und sprechen gleichzeitig unser Belohnungssystem an. Scrollen, Checken, Reagieren fühlt sich kurzfristig gut an – bindet aber langfristig Aufmerksamkeit und Energie.

Cordula Nussbaum illustriert das mit einem Begriff, den man im Alltag oft hört, aber selten übersetzt: „wired“. Einerseits kann er als verbunden sein übersetzt werden, andererseits auch als durchgedreht, von dem englischen Wort “weird”. Das Problem ist nicht nur die Menge an Information – sondern die Geschwindigkeit, die Abstraktheit und der permanente Wechsel. Das Gehirn verarbeitet am Bildschirm anders als bei haptischen, echten Aufgaben. Dazu kommen Pushes, Pop-ups, Vorschaufenster, die wie kleine Zündfunken in laufende Gedankenketten schlagen.

Auf neurobiologischer Ebene zeigt sich dabei ein klares Muster: Zunächst werden positive Botenstoffe aktiviert, weil Kontakt, Anerkennung und Unterhaltung als angenehm erlebt werden. Kurz darauf übernimmt Dopamin als zentraler Belohnungstreiber. Eine Schlüsselrolle spielt dabei der Nucleus accumbens, gewissermaßen der „Belohnungsknopf“ im Gehirn. Wird er aktiviert, verlangt das System nach mehr. Genau deshalb ist endloses Scrollen häufig weniger ein reines Willensproblem als vielmehr ein neurobiologisch gut erklärbares Verhalten.

WAS DU TUN KANNST:

Trainiere Belohnungsaufschub
– Schaffe Hürden: Handy weglegen, wegschließen, aus dem Raum bringen
– Nutze Hilfsmittel: Belohnung, nachdem du eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hast
– Vereinbare klare Check-Zeiten: anstatt jederzeit „kurz zu schauen“

Verstehen reduziert Scham. Wer die zugrunde liegenden Muster erkennt, kann bewusster damit umgehen – ohne sich ständig moralisch zu verurteilen.

Der 26% Geheimtipp: Handy außer Sichtweite

Ein überraschend wirksamer Hebel bei unserer Produktivität: Das Smartphone aus dem Sichtfeld zu entfernen. Allein das spart Willenskraft – und macht Konzentration spürbar leichter.

Nussbaum verweist auf ein Experiment (Uni Texas 2018): Drei Gruppen lösen dieselben Aufgaben – mit Handy am Tisch, in der Tasche, oder außerhalb des Raums. Der Unterschied ist deutlich: Die Gruppe, deren Handy außerhalb des Raums war, war schneller und machte weniger Fehler. Sie wurde vom 26% produktiver als die anderen Gruppen.

Die Erklärung ist alltagsnah: Wenn das Smartphone im Blickfeld liegt, läuft im Hintergrund ständig ein Mini-Dialog: „Ich schau jetzt nicht.“ Genau dieser innere Widerstand bindet Kapazität – und die fehlt dir dann für konzentriertes Denken.

Die Logik dahinter passt perfekt zum Rest der Keynote: Es geht nicht darum, „stärker“ zu werden, sondern Reibung aus dem System zu nehmen. Wenn du die Versuchung nicht ständig sehen musst, muss dein Gehirn auch nicht ständig gegensteuern.

Energie schlägt jedes Tool – Was dein Gehirn wirklich braucht

Was das Gehirn braucht, um zu funktionieren, ist Energie – in Form von ATP (Adenosintriphosphat). ATP entsteht in den Mitochondrien, den „Kraftwerken“ des Körpers. Dort werden Kohlehydrate und Fette „verheizt“ – und dafür braucht es Sauerstoff. Die Pointe ist nicht Biologieunterricht, sondern Umsetzung: Viele wissen das – aber handeln im Stress dagegen. Man isst „irgendwas“, bewegt sich zu wenig, trinkt zu wenig, sitzt zu lange.

Nussbaum nennt deshalb keine große Morgenroutine, sondern die Idee von „Mikrogewohnheiten“: kleine, sofort machbare Schritte, die Energieverfügbarkeit erhöhen. Ihr Appell geht dabei auch in Richtung Organisationen: Wer mentale Gesundheit ernst nimmt, muss sich fragen, welche Angebote Menschen im Alltag überhaupt vorfinden – von Essensoptionen bis zu Pausenräumen.

Praktische Konsequenz:

– Gesunde Fette, Wasser, frische Luft als Grundversorgung und nicht als Wellness
– Bewegung nicht als Sportprogramm, sondern als Mini-Impuls im Tag
– Ein überraschend einfacher Sauerstoff-Booster: Lachen – weil es den Körper bewegt und spürbar „durchlüftet“

Mehr Lachen, mehr fröhliche Gespräche in Pausen, bewusst Dinge anschauen und anhören, die dich tatsächlich aufhellen – als schneller Gegenpol zur Daueranspannung. All das wirkt oft mehr als die nächste Produktivitäts-App.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst

Konzentration ist kein reiner Akt des Willens, sondern ein Zustand, der aus Rahmenbedingungen entsteht. Chronischer kognitiver Stress kann exekutive Funktionen ausbremsen – und damit genau die Fähigkeiten, die wir in komplexen Jobs ständig abrufen möchten. Parallel wirken digitale Reize als Beschleuniger: schnell, abstrakt, unterbrechend – und neurobiologisch so gebaut, dass unser Belohnungssystem nach „mehr“ verlangt.

Die Gegenbewegung ist pragmatisch: Fokuszeiten als Teamvertrag, digitale Reize entschärfen (inklusive Belohnungsaufschub) – und die energetische Basis stärken, statt sich mit noch mehr Druck durchs Hamsterrad zu treiben.

– Baue „»Fokus-Zeit«“ als klare Abmachung ein, nicht als stillen Rückzug.
– Entferne das Handy aus dem Sichtfeld, wenn du Konzentration brauchst – der Hebel wirkt sofort.
– Reduziere Unterbrechungen systemisch: E-Mail-Kultur, CC-Fluten und Erwartungsdruck gehören dazu.
– Denke typgerecht: Was Ottmar motiviert, kann Igor blockieren – und Hanni braucht Rückendeckung.
– Stärke die Basis über Mikrogewohnheiten: Energie (ATP), Luft, Wasser, Bewegung – klein, aber konsequent.